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    Lebenslauf-Check: Kann eine KI dir dabei helfen?

    Worauf musst du beim Lebenslauf-Check achten

    Es gibt eine schier unendliche Anzahl an verschiedenen Lebenslauf-Varianten, für die es im Internet zahlreiche Vorlagen gibt, die jeder frei herunterladen kann. Visuell sind dem Lebenslauf kaum Grenzen gesetzt. Als Recruiter:in gibt es jedoch bestimmte inhaltliche Aspekte, auf die du besonders achten solltest. Die folgenden fünf sind für einen Lebenslauf-Check dabei besonders relevant und sollten beachtet werden.

    Lebenslauf-Check 1: Die Wahrheit der Inhalte

    Manchmal tendieren Bewerber:innen dazu, ihre Fähigkeiten und Expertise im Lebenslauf zu übertreiben oder zu beschönigen. Es kann vorkommen, dass sie Fähigkeiten auflisten, die sie nicht besitzen oder die sie nicht mehr besitzen. Es ist wichtig, als Recruiter:in immer nochmal nachzuhaken, da jeder im Lebenslauf behaupten kann, dass er in fünf Sprachen fließend spricht oder mit zwanzig verschiedenen Tools gearbeitet hat. In einigen Fällen mag die Beherrschung von verschiedenen Sprachen nicht relevant sein und man kann darüber hinwegsehen. Wenn es jedoch um fachliche Kompetenzen geht, sollten die Angaben im Lebenslauf stimmen.

    Es ist wichtig sicherzustellen, dass Bewerber:innen tatsächlich über das angegebene Know-how verfügen, um eine erfolgreiche Einstellung sicherzustellen. Dabei bringt es nichts, jemanden für eine Stelle einzustellen, der behauptet, dass er das Know-how hat, aber in Wirklichkeit nicht über die notwendigen Kompetenzen verfügt. Es empfiehlt sich daher, bei wichtigen Angaben im Lebenslauf genauer hinzuschauen und im Bewerbungsgespräch nochmal nachzufragen. Je nach Reaktion der Bewerber:in kann man bereits erkennen, ob die Angaben stimmen oder nicht.

    Lebenslauf-Check 2: Die Struktur des Lebenslaufs

    Jede:r Bewerber:in hat vermutlich eine andere Vorstellung davon, wie ein idealer Lebenslauf aussehen sollte. Allerdings gibt es eine grundlegende Anforderung, die immer erfüllt sein sollte: eine klare Struktur. Notizen oder unstrukturierte Informationen lassen den Lebenslauf chaotisch wirken und sind keine gute Visitenkarte. Die Struktur eines Lebenslaufs kann, je nach Art der Stelle, Rückschlüsse auf die Bewerber:innen ziehen lassen.

    Es gibt jedoch unterschiedliche Meinungen darüber, welche Struktur am besten ist, was oft auch mit einem Generationswechsel einhergeht. Zum Beispiel bevorzugen viele Recruiter:innen eine antichronologische Reihenfolge, bei der die Bewerber:innen die aktuelle Tätigkeit zuerst nennen, gefolgt von früheren Beschäftigungen und Ausbildungen. Zudem spielt auch die Anzahl der bisherigen Tätigkeiten eine Rolle.

    Lebenslauf-Check 3: Hinterlegte Kontaktdaten

    Es kann ärgerlich sein, wenn du Bewerber:innen kontaktieren möchtest, um verschiedene Rückfragen zu klären oder einen Termin zu vereinbaren, und dieser keine Kontaktdaten im Lebenslauf hinterlassen hat. In diesem Fall bleibt oft nur der Kontakt über den bisherigen Kommunikationskanal. Wenn du feststellst, dass die Daten fehlen, kannst du direkt nachfragen oder dies im Bewerbungsgespräch ansprechen. Wichtige Kontaktdaten umfassen den vollständigen Namen, die Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. In manchen Fällen wird auch das Geburtsdatum erwartet. Bezüglich des Fotos gibt es unterschiedliche Meinungen. Einige bevorzugen ein Bild, während andere von Anfang an kein Foto wünschen. Nicht vorhandene Kontaktdaten sollten kein Ausschlusskriterium sein, jedoch ist es legitim, auf fehlende Daten hinzuweisen.

    Lebenslauf-Check 4: Die Persönlichkeit des Bewerbers

    Im Lebenslauf werden in der Regel Informationen zur beruflichen und schulischen Laufbahn aufgeführt. Allerdings können manche Berufe aufgrund ihrer Bezeichnung oder Titel sehr allgemein oder komplex sein, sodass es schwierig ist, auf das genaue Themengebiet zu schließen. Hier können Stichpunkte helfen, die die Bewerber:innen zu ihren Tätigkeiten angeben. Es empfiehlt sich, diesen Wunsch auch in der Stellenanzeige zu erwähnen. Je detaillierter die Informationen sind, desto besser. Wenn in den Aufgabenbereichen Key Performance Indicators (KPIs) aufgeführt sind, können diese ebenfalls integriert werden, um ein genaueres Bild zu erhalten. Fehlen die Stichpunkte jedoch ganz oder sind sie bei den meisten Aufgaben identisch, solltest du im Bewerbungsgespräch genauere Nachfragen stellen.

    Lebenslauf-Check 5: Die Relevanz der Inhalte

    Schau genau auf die Inhalte, die dir ein:e Bewerber:in präsentiert. Sind sie für die Stelle relevant? Hat der:die Bewerber:in Erfahrung oder ist er:sie ein Neuling? Stimmen die Inhalte mit der Stellenbeschreibung überein oder scheint es, als hätte sich der:die Bewerber:in für die falsche Stelle beworben? Natürlich hängt es von der spezifischen Stelle ab, ob frühere Jobs oder Fähigkeiten relevant sind, aber die wichtigen und geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen sollten vorhanden sein. Andere Fähigkeiten können ein gutes Extra sein, die du im Bewerbungsgespräch noch weiter erfragen und ausführen lassen kannst.

    Wie kann eine KI dir beim Lebenslauf-Check helfen?

    Es kann eine Herausforderung sein, all diese Informationen zu berücksichtigen, insbesondere wenn es viele Bewerbungen gibt. Der Prozess des Durchsuchens und Überprüfens aller Lebensläufe kann sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn es eilig ist, eine Stelle zu besetzen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, diese Zeit effektiver zu nutzen, z. B. durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz beim Lebenslauf-Check. Im Folgenden zeigen wir, wie KI bei diesem Prozess helfen kann.

    Tipp 1: Schlagworte

    Es besteht die Möglichkeit, eine KI zur Analyse von Dokumenten einzusetzen. Hierbei kann die KI nach relevanten Schlagworten suchen oder die wichtigsten Inhalte des Lebenslaufs übersichtlich zusammenfassen. Die Schlagwortsuche kann eine erste Vorsortierung der Bewerber:innen vornehmen und somit den Stapel potenzieller Kandidat:innen reduzieren. Die Zusammenstellung bietet dann eine schnelle Übersicht über die relevanten Informationen im Lebenslauf.

    Tipp 2: automatisierte Zu- und Absageprozesse

    Die Nutzung einer Künstlichen Intelligenz kann dir auch bei allgemeinen Zu- und Absageprozessen helfen. So können automatisch generierte E-Mails über den Eingang der Bewerbungsunterlagen, den aktuellen Stand des Prozesses oder auch über Zu- oder Absagen versendet werden. Auch wiederkehrende Fragen der Bewerber:innen können automatisch beantwortet und Termine direkt vereinbart werden. Insbesondere Recruiting-Chatbots, die auf KI-Technologie basieren, eignen sich hierfür sehr gut. Die Nutzung von KIs kann somit Recruiter:innen viel Zeit sparen.

    Tipp 3: Neutralität

    Die Neutralität von KIs ist ein großer Vorteil. Im Gegensatz zu menschlichen Recruiter:innen, die manchmal von ihren persönlichen Meinungen beeinflusst werden und dadurch möglicherweise auch ihre Bewerberauswahl beeinträchtigen, bleibt die KI neutral. Daher werden Faktoren wie Alter, Aussehen, Geschlecht oder Herkunft nicht berücksichtigt, was die Förderung von Diversität unterstützt. Allerdings ist es wichtig, darauf zu achten, mit welchen Daten du die KI trainierst, da sie sonst unbewusst diskriminierende Entscheidungen treffen könnte, die auf einer unangemessenen Datengrundlage basieren.

    Braucht es noch einen Lebenslauf?

    Es besteht oft die Frage, ob das Einreichen von Lebensläufen und Anschreiben noch notwendig ist. Es gibt unterschiedliche Meinungen zu diesem Thema. Einige sind der Meinung, dass es in Zeiten von LinkedIn, Xing und Quick Apply nicht mehr nötig ist, Lebensläufe einzureichen. In der Regel sind detailliert gepflegte Profile auf diesen Plattformen aussagekräftig genug. Wenn sie alle relevanten Informationen enthalten und übersichtlich sortiert sind, können Bewerber:innen auf einen Lebenslauf verzichten. Allerdings ist dies selten der Fall und die Informationen sind oft unstrukturiert, weshalb im Zweifelsfall immer ein Lebenslauf eingereicht werden sollte.

    Fazit zum Lebenslauf-Check mit KIs

    Eine sorgfältige Überprüfung der Lebensläufe ist von großer Bedeutung, um die richtigen Bewerber:innen auszuwählen. Künstliche Intelligenzen können dabei eine wertvolle Unterstützung bieten und Aufgaben übernehmen, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Allerdings befinden wir uns derzeit in einer Übergangsphase, in der KIs trainiert und Daten aus dem Internet extrahiert werden. Dadurch können Fehler entstehen. Es ist daher ratsam, sich nicht ausschließlich auf KIs zu verlassen, sondern immer eine:n menschliche:n Recruiter:in einzubeziehen. Darüber hinaus sind KIs zwar neutral, aber nicht empathisch, was eine wichtige Komponente für das zwischenmenschliche Verständnis darstellt. Hier kann ein:e Recruiter:in punkten. KIs können also hilfreich sein, sollten jedoch noch nicht alle Aufgaben der Recruiter:innen übernehmen.

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    Disclaimer: Dieser Text wurde in seiner Ursprungsform von Mitarbeitern der Digital Beat GmbH erstellt und von einer KI angepasst.

  • So optimierst du die Bewerberauswahl vor dem ersten Interview

    So optimierst du die Bewerberauswahl vor dem ersten Interview

    Manchmal ist es beim Recruiting-Prozess wie beim Online-Dating: Du sitzt im Bewerbungsgespräch und merkst schon nach 5 Minuten, dass der Kandidat oder die Kandidatin vor deiner Nase leider gar nicht passt. Wie kommst du jetzt raus aus der Nummer – ohne Imageschaden? Du hast eigentlich nur eine Wahl: Das Interview professionell bis zum Ende durchzuziehen, ohne den oder die Kandidatin etwas merken zu lassen. Solche Bewerbergespräche sind nicht nur frustrierend, sondern auch extreme Zeitfresser. Hier erfährst du, wie du solche Fehler vermeiden und deine Bewerberauswahl optimieren kannst.

    Führe eine saubere Anforderungsanalyse durch 

    Dazu gehört, sich neu und unvoreingenommen mit den Anforderungen an die Stelle auseinanderzusetzen. Oft wird eine Stelle schnell ausgeschrieben und dafür einfach eine alte, bereits veröffentlichte Stellenanzeige genutzt. Das scheint plausibel, etwa, weil es sich um die gleiche oder eine ähnliche Position handelt. Im Nachgang kann das jedoch viel Zeit kosten, etwa weil zwischenzeitliche Entwicklungen im Unternehmen nicht berücksichtigt werden oder die alte Stellenausschreibung bereits Schwächen enthält. In der Folge bewerben sich ungeignete Kandidat:innen, weil die Erwartungen nicht klar sind.

    Besser ist es, die Erwartungen an die Stelle vorher genau abzuklopfen. Dafür gibt es verschiedene Methoden, die wir dir einmal kurz vorstellen möchten. So kannst du bei der Anforderungsanalyse vorgehen:

    • erfahrungsgeleitet-intuitiv: Diese Methode zielt darauf ab, Personen zu befragen, die sich mit der Position sehr gut auskennen. Das kann ein Teamlead der zu besetzenden Stelle oder Mitarbeiter:innen in gleicher Position. Diese leiten dann die Anforderungen aus der Tätigkeit ab. Damit es intuitiv, also quasi aus dem Bauch heraus bleibt, sollten die Befragten über viel Routine und Expertise in der Tätigkeit haben. Für neue Mitarbeiter:innen mit wenig Erfahrung ist die Methode nicht so gut geeignet.
    • arbeitsplatzanalytisch: Hier kommen teil- oder vollstandardisierte Verfahren zur Anwendung in Form von Interviews oder Fragebögen. Darin werden konkrete berufliche Tätigkeiten abgefragt und daraus am Ende die Anforderungen abgeleitet. Diese Methode ist sehr aufwändig, liefert aber sehr gute Ergebnisse.
    • personenbezogen-empirisch: Hier wird mit Statistik gearbeitet indem Anforderungen aus den statistischen Zusammenhängen zwischen Merkmalen von Berufstätigen und Erfolgskennzahlen abgeleitet werden. Z.B. wird analysiert, welche Ausprägungen besonders erfolgreiche Mitarbeiter in bestimmten Merkmalen haben. Diese werden dann bei den Bewerbern getestet und die Werte mit dem Wert der besonders erfolgreichen Mitarbeiter verglichen. Hierfür braucht man ein gutes Methodenwissen.

    Gib Bewerber:innen die Chance zur Selbstselektion

    Wie gehen Bewerber:innen bei der Stellensuche vor? Die meisten werden schon anhand der Stellenanzeige reflektieren, ob sie selbst zu der Stelle passen oder nicht. Das passiert unweigerlich beim Lesen der Stellenanzeige und ist auch gut so, denn es schützt vor Fehleinstellungen.

    Diesen Prozess kannst du unterstützen, indem du möglichst konkret bist und viele Einblicke darauf gibst, was Bewerber:innen in deinem Unternehmen erwartet. Ein wichtiger Baustein hierfür ist das Aufgabenprofil. Das Aufgabenprofil ist für viele Bewerber:innen das entscheidende Kriterium bei der Bewerbung. Sie fragen sich: Ist das etwas, was ich machen möchte? Trau ich mir das zu? Kann ich mich mit diesen Aufgaben identifizieren? Durch eine konkrete Beschreibung der zukünftigen Aufgaben können Bewerber:innen selbst einstufen, ob sie sich den Aufgaben gewachsen fühlen. 

    Schärfe deinen Eindruck von potenziellen Kandidat:innen bevor du sie einlädst

    Du hast die Bewerbungsunterlagen vor dir liegen und hältst den oder die Kandidat:in für geeignet. Dann sollte dein nächster Griff zum Telefon gehen. Denn ein kurzes, gerne auch spontanes Telefonat kann dir extrem dabei helfen, einen besseren und authentischen Eindruck von der Person zu gewinnen. Oft fallen hier direkt Dinge auf, die man sonst erst im Vorstellungsgespräch erfahren hätte, wie zum Beispiel nicht ausreichende Sprachkenntnisse.
    Eine weitere Möglichkeit, um deine Bewerberauswahl zu optimieren, sind Online-Tests. Diese geben dir bereits Aufschluss über logisches und analytisches Denkvermögen deiner Kandidat:innen. Hier ist aber zu beachten, dass es Bewerber:innen auch abschrecken kann und es Personen gibt, die dadurch abspringen oder sich gar nicht erst bewerben. Du solltest dir also gut überlegen, ob du diese Möglichkeit einsetzen möchtest. 

    Erwartungsmanagement für eine gute Bewerberauswahl

    Ein gutes Erwartungsmanagement führt im Ergebnis dazu, dass alle Beteiligten genau verstanden haben, welche Erwartungen an sie gestellt werden, d.h., welche Leistung sie also zu erbringen haben, aber auch, mit welchen Leistungen sie im Gegenzug rechnen können. Sind diese Erwartungen unklar, kommt es leicht zu Missverständnissen und somit auch zu Konflikten. Erwartungen sollten daher immer klar kommuniziert werden. Ein einfaches Beispiel: Ihr bietet Homeoffice an, verlangt jedoch mindestens zwei Präsenztage von euren Mitarbeiter:innen. Dann solltet ihr deutlich kommunizieren, dass es sich nicht um eine full remote Stelle handelt. Steht in der Stellenanzeige unter Benefits nur “Homeoffice”, so kann das alles mögliche bedeuten. Hier können schon die ersten Missverständnisse entstehen, wenn Bewerber:innen darin die Möglichkeit für full remote sehen, dann aber später erfahren, dass dies nicht der Fall ist. Vermerkt lieber: “Homeoffice an 3 von 5 Tagen möglich” oder “Homeoffice (kein full remote)”. So beugt ihr diesem Missverständnis bereits vor.

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    Häufige Fragen zur Bewerberauswahl

    Was ist die Bewerberauswahl?

    Die Bewerberauswahl oder auch das Bewerber Screening ist einer der wichtigsten Schritte im Recruiting, denn hier legst du fest, wer im Prozess weiterkommt und wer nicht. Eine gute Vorauswahl ist wichtig, um den Prozess effizient zu halten und nicht Dutzende von Stunden mit den falschen Kandidat:innen zu verschwenden.

    Was ist das Ziel der Bewerberauswahl?

    Das Ziel ist, nur solche Kandidat:innen zum Gespräch einzuladen, die die größten Chancen haben, die Stelle auch zu besetzen. Dafür ist zum Beispiel ein gutes Erwartungsmanagement wichtig, damit Bewerber:innen genau wissen, was sie in deinem Unternehmen erwarten wird.

    Welche Kriterien gibt es bei der Bewerberauswahl?

    Es gibt formale Kriterien, die sich auf die Bewerbung als solche beziehen, etwa, ob Anschreiben und Lebenslauf aktuell und fehlerfrei sind. Auch die Gestaltung der Unterlagen wird hier mit einbezogen.
    Es gibt Muss-Anforderungen, also solche, die für die Stelle unverzichtbar sind. Diese werden auch unverzichtbare Kompetenzen genannt. Und es gibt Kann-Anforderungen, also solche, die wünschenswert sind, aber nicht ausschlaggebend für eine Bewerbung.