Als Personaler:in hast du viele verschiedene Aufgaben im Bereich Mitarbeiter und Verwaltung zu erledigen. Um nicht die Kontrolle zu verlieren und um deine Abläufe zu optimieren, kann ChatGPT dich bei deiner Arbeit unterstützen. Damit kannst du dich auf die wichtigsten Aufgaben deiner HR-Prozesse fokussieren und trotzdem alles erledigen. Wir berichten dir, wie du ChatGPT einsetzen kannst und welche Vor- und Nachteile der Chatbot hat.
HR-Prozesse und ChatGPT?
ChatGPT ist ein großes Sprachmodell, das von OpenAI trainiert wurde. Es kann dir bei der Automatisierung deiner HR-Prozesse eine nützliche Unterstützung sein. Bei vielen verschiedenen Fragen wie
- Urlaubsanfragen
- Lohnabrechnungen
- Anträge für Firmenwagen
oder anderen Personalangelegenheiten, kann ChatGPT schnell eine Antwort liefern. Je genauer der Chatbot auf das Unternehmen trainiert ist und die internen Abläufe kennt, desto präziser wird die Antwort. Zum Beispiel kann der Chatbot Dokumente heraussuchen oder auf die entsprechenden Ansprechpartner:innen verweisen, je nachdem wie komplex die Frage ist.
Die Vorteile von ChatGPT für deine HR-Prozesse
Die grundsätzlichen Funktionen sind nun deutlich geworden. Diese Vorteile bietet die Nutzung des Chatbots in den HR-Prozessen.
Dauerhafte Erreichbarkeit
Einer der größten Vorteile von ChatGPT ist die Fähigkeit dauerhaft verfügbar zu sein. Personalangelegenheiten können jederzeit auftauchen und müssen schnell gelöst werden. Mit ChatGPT haben du und deine Mitarbeiter:innen jederzeit Zugang zu den Informationen, unabhängig davon, welcher Wochentag und welche Uhrzeit ist.
Multitasking
Ein weiterer Vorteil von ChatGPT ist die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Du kannst ChatGPT anweisen, dir die aktuellen Urlaubsanträge anzuzeigen, während es gleichzeitig die Lohnabrechnungen berechnet. Außerdem können alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig Fragen stellen. Das funktioniert bei einem Menschen ja bekanntlich nur der Reihe nach. Dies spart dir Zeit und ermöglicht es, dich mehr auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und auch einige Sachen schneller zu erledigen.
Einfache Bedienung
ChatGPT ist benutzerfreundlich und leicht zu bedienen. Der Chatbot verwendet eine einfache Sprache, die du je nach Bedarf auch auf den Fachjargon anpassen kannst. Für die Nutzung brauchen du und deine Mitarbeiter:innen also keine Schulung.
Erleichterung bei gleichbleibenden Aufgaben
Besonders für Aufgaben, die immer wieder auftreten und die dadurch vielleicht ein bisschen monoton werden, kann ChatGPT deine HR-Prozesse unterstützen. Solche Bereiche wie Bewerberkommunikation, Terminvergaben oder Support bei Fragen sind dabei besonders geeignet, um dem Chatbot überlassen zu werden. Die Aufgaben verlaufen immer nach den gleichen Mustern, sodass ChatGPT diese mühelos übernehmen kann.
Nachteile von ChatGPT in HR-Prozessen
Neben den ganzen Vorteilen gibt es immer auch Nachteile. Die folgenden sind die größten Nachteile von ChatGPT oder anderen KI-Chatbots für deine HR-Prozesse.
Fehlende menschliche Interaktion
Einige HR-Aufgaben erfordern eine menschliche Interaktion, bei der Empathie und Einfühlungsvermögen eine wichtige Rolle spielen. ChatGPT kann diese Aspekte nicht ersetzen, da es zwar emotional schreiben kann, aber sonst keine Emotionen auszudrücken vermag. Auch die nötige Kreativität, die es bei einigen Aufgaben, wie Ausschreibungen oder Videos benötigt, kann ChatGPT nicht vorweisen. Solche Aufgaben bleiben den menschlichen Personaler:innen überlassen.
Datenschutzbedenken
Da KI-Systeme große Mengen an Daten sammeln, kann es Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes geben. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Datenschutzrichtlinien überwachen und ihre Mitarbeiter:innen über die Verwendung ihrer Daten informieren. So etwas wie Arbeitsverträge oder Gehaltszahlungen sollten außen vor bleiben, da sonst jeder, der ChatGPT fragt, darauf eine Antwort bekommen könnte.
Oft nicht originell genug
Während du bei einer Stellenausschreibung innovativ sein und zwischen anderen hervorstechen willst, macht ChatGPT genau das Gegenteil. Der Chatbot kreiert auf Grundlage großer Datenmengen einen Text, der dementsprechend sehr durchschnittlich ist. Von anderen abheben kannst du dich damit also nicht.
Fehleranfälligkeit
KI-Systeme können Fehler machen und falsche Entscheidungen treffen, insbesondere wenn diese mit unvollständigen oder falschen Daten trainiert werden. Daher ist es wichtig, dass du oder ein:e andere:r Personaler:in einen Blick auf die Antworten habt, um Fehler zu begrenzen und auszumerzen. Die Chatbots sind nicht perfekt, damit es aber keine Folgen nach sich zieht, braucht es immer eine menschliche Prüfung.
Fazit zu ChatGPT in deinen HR-Prozessen
Zusammenfassend gibt es einige Vor- und Nachteile, die du abwägen musst. ChatGPT kann dir in deinen HR-Prozessen unter die Arme greifen und kleinere Aufgaben, die dich von den wichtigen abhalten, übernehmen. Alles Aufgaben, die mit Fragestellungen und Texten zu tun haben, kann ChatGPT dir abnehmen. Voraussetzung dafür ist aber, dass du den Chatbot mit den richtigen Daten aus deinem Unternehmen trainierst. Je mehr und je genauere Daten du verwendest, desto besser fallen die Ergebnisse der Antworten aus. Dabei musst du natürlich an den Datenschutz denken, da du bei sensiblen Daten aufpassen musst. Ansonsten braucht es immer eine menschliche Kontrolle über die Antworten. Als unterstützendes Tool ist ChatGPT dennoch nützlich und kann dir den Arbeitsalltag vereinfachen, solange es richtig implementiert und überwacht wird.
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Disclaimer: Dieser Text wurde in seiner Ursprungsform von Mitarbeitern der Digital Beat GmbH erstellt und von einer KI angepasst.
