Sinnvolle Prozesse für passende Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Und wenn sich jemand bei der Mitarbeitersuche und gleichzeitig mit langfristig erfolgreichen Unternehmen auskennt, dann ist das definitiv Hanno Renner. Denn er gehört zum Gründerteam von Personio und etablierte eine All-in-One HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), die alle HR-Kernprozesse von Recruiting, Personalverwaltung bis zur Lohnabrechnung abdeckt. Dabei digitalisiert bzw. automatisiert das Startup verschiedene Prozesse und will Europas führende HR-Plattform für KMUs aufbauen.
Dieser Plan könnte tatsächlich aufgehen. Denn mit über 650 Mitarbeitern aus 56 Nationalitäten und zahlreichen Investoren an Bord, konnte Personio nicht nur eine Firmenbewertung von 1,7 Milliarden Dollar erreichen, sondern gilt aktuell als wertvollstes HR-Tech-Unternehmen in Europa. Trotzdem möchte das Unternehmen auch in den nächsten Jahren noch weitere Ziele erreichen. Doch wie fing alles an? Wie entstand die Geschäftsidee von Personio und welche Erfolgsfaktoren waren entscheidend? Wir haben im Interview mit Hanno Renner erfahren, worauf es bei der Planung sowie Mitarbeitersuche für Startups ankommt und was Personio in den nächsten Jahren noch erreichen möchte.
In welchem Moment entstand die Geschäftsidee für Personio?
Alles fing in Studienzeiten im Jahr 2015 an. Denn damals hat mich ein Freund auf ein Problem bei seinem damaligen Arbeitgeber, einem Mittelständler, aufmerksam gemacht. Dort waren die HR-Prozesse noch nicht digitalisiert, alles wurde in Excel-Listen abgewickelt und war daher mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Wir bekamen daher schnell das Gefühl, dass hier ein echtes Problem existiert, das für kleine und mittelständische Unternehmen bisher noch nicht gelöst wurde. Deshalb entwickelten wir kurzerhand einen ersten Prototypen für eine neue Software. Von Anfang an waren meine Mitgründer Roman Schumacher (CPO), Arseniy Vershinin (CTO) und schließlich auch Jonas Rieke (COO) dabei.
Wie habt ihr erkannt, dass es sich dabei um ein lukratives Geschäftsmodell handelt?
Das haben wir sehr schnell in den ersten Gesprächen mit potenziellen Kunden festgestellt, die uns bestätigten, dass unser Produkt definitiv ein Problem von ihnen löst. Unternehmen wie SAP und Oracle sind nämlich auf den Enterprise-Bereich fokussiert. Das bedeutet, sie entwickeln zwar spezielle Programme, die Arbeitsabläufe automatisieren und beschleunigen. Für KMUs sind sie aber zu teuer, zu komplex und brauchen auch eine viel zu lange Implementierung. Zwar gab es damals schon vereinzelt HR-Tools, das waren aber hauptsächlich Insellösungen, die beispielsweise nur Recruiting-Prozesse digitalisieren. Personio sollte hingegen eine Software sein, die alle HR-Prozesse bei Unternehmen von 10 bis 2.000 Mitarbeitern abdeckt.
Welche ersten Schritte standen dann bei der Planung für Personio an?
Wir haben schon immer sehr viel Wert darauf gelegt, aktiv mit unseren Kunden im Austausch zu sein. Deshalb führten wir viele Kundengespräche, konnten mehr über die jeweiligen Probleme lernen und wie wir diese angehen können. Auch heute noch ist die sogenannte Customer Empathy eine unserer Stärken. Denn nur so lässt sich Personio immer weiter optimieren. Generell ist es aber natürlich wichtig, erst einmal abzuschätzen, ob das Problem auch groß genug ist für eine lukrative Geschäftsidee. Für Personio war das relativ eindeutig, denn in Europa gibt es 1,7 Millionen KMUs mit mehr als 10 Mitarbeitenden. Außerdem fanden wir Studien, dass das Problem der mangelnden Digitalisierung von HR-Prozessen für ca. 70 Prozent der KMUs noch nicht gelöst wurde.
Wie genau habt ihr dann den Businessplan erstellt?
Einen Businessplan haben wir damals tatsächlich gar nicht geschrieben und das halte ich auch nach wie vor für Zeitverschwendung. Aber es war mit Sicherheit notwendig abzuwägen, wie viel unser Produkt kosten muss, um auch kostendeckend funktionieren zu können. Deshalb lohnt sich ein Finanzplan für Gründer, damit die Kosten generell im Blick bleiben. Für Software-Unternehmen kann ich dafür übrigens den Blog Post “Five ways to build a $100 million business” empfehlen, der Geschäftsstrategien gut verdeutlicht.
Ihr konntet viele Investoren überzeugen: Worauf sollten Startups bei der Finanzierung achten?
Wir haben Personio ein Jahr lang über Bootstrapping betrieben und sind somit aus eigenen Umsätzen gewachsen. Ich würde unbedingt empfehlen, nicht zu früh Geld von Investoren einzusammeln, nur weil dies im aktuellen Marktumfeld relativ leicht erscheint. Am Anfang sollte man sich mit einem kleinen Team auf das Verstehen und Lösen von Kundenproblemen fokussieren. Erst wenn man mit Geld wirklich schneller vorankommt, macht Fundraising meiner Meinung nach Sinn. An diesem Punkt ist es dann wichtig, zum einen Funds mit Portfolios auszuwählen, die ähnliche Unternehmen wie das eigene beinhalten. Außerdem sollten Gründer einen Investor auswählen, bei dem man mit dem zuständigen Partner auch auf persönlicher Ebene gut klar kommt und man über Jahre eng zusammenarbeiten möchte.
Worauf sollten Gründer bei der Mitarbeitersuche achten?
Die richtigen Leute zu finden ist die schwierigste und gleichzeitig mit Abstand wichtigste Aufgabe als Gründer. Tatsächlich verbringe ich noch heute ca. 20 Prozent meiner Zeit mit Bewerberinterviews, weil jeder potenzielle Festangestellte zum Schluss auch ein Gespräch mit einem der Gründer durchläuft. Dabei bekommt unsere Stimme aber genauso viel Gewicht wie die aller anderen Kollegen, die in den Bewerbungsprozess involviert sind. Mein Tipp lautet übrigens: “When in doubt, don’t hire.” Das kann schon auch mal bedeuten, eine freie Stelle über mehrere Monate unbesetzt zu lassen, wenn der passende Bewerber noch nicht dabei war.
Welche Fehler habt ihr rückblickend bei der Gründung von Personio gemacht?
Dass man Fehler macht gehört dazu. Das ist sogar wichtig, aber man muss natürlich auch aus ihnen lernen. Klar gibt es Sachen, die ich heute anders machen würde. Ich war zuvor ja auch noch nie CEO und musste erst in die Rolle hineinwachsen. Ein Beispiel ist, dass wir zwar früh in ein HR-Department investierten, aber zu lange keine zuständigen Inhouse-Recruiter beschäftigten. Die HR-Manager konnten sich dann zu wenig mit dem Recruiting für Personio beschäftigen, weil zu viele andere Themen auf dem Tisch lagen. Dadurch waren wir oftmals lange hinten dran. Deshalb können Gründer meiner Ansicht nach nie zu viele Recruiter einstellen, denn im schlimmsten Fall stehen zu viele Kandidaten zur Auswahl, was wiederum ein gutes Problem darstellt.
Welche Meilensteine möchte Personio zukünftig noch erreichen?
Schon heute unterstützt Personio mehr als 3.000 Kunden in über 80 Ländern bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Personalprozesse. Wenn man sich das riesige Potenzial in Europa ansieht, nämlich rund 1,7 Mio. KMUs, dann stehen wir damit aber noch ganz am Anfang unseres Vorhabens. Um noch viele weitere Unternehmen zu unterstützen, setzen wir auch in diesem Jahr unsere europäische Expansion fort. Dafür gibt es mittlerweile mehr als 600 Mitarbeiter an vier Standorten: München, Madrid, London und Dublin. Bis Ende des Jahres wollen wir zudem auf ca. 1.000 Mitarbeitende wachsen.
Was macht Personio im Vergleich zur Konkurrenz so besonders?
Mit Personio können alle HR-Prozesse, die jedes Unternehmen abwickeln muss, digitalisiert werden. Der Vorteil ist, dass es hier zwischen den einzelnen Prozessen keine Unterbrechungen gibt, also lassen sich Personaldaten zum Beispiel automatisch aus dem Recruiting direkt ins HR-Management-Tool übertragen. Bei der Entwicklung fokussieren wir uns zudem speziell auf die Bedürfnisse europäischer KMUs mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden.
Welche Marketing-Kanäle hat Personio bisher genutzt?
Wir nutzen diverse Marketing-Kanäle, wie z.B. Performance Marketing. Dabei wird die Wirkung von Onlinewerbung gemessen, nach Bedarf angepasst und somit leistungsfähiger gemacht. Aber auch Outbound-Kampagnen, wo die telefonische Kontaktaufnahme zum Kunden im Fokus steht. Hinzu kommen noch PR und Social Media sowie Events. Im Mai findet zum Beispiel wieder unser eigenes HR-Event statt, die H.U.G Digital, die zu meinen persönlichen Lieblings-Marketing-Aktivitäten gehört. Generell macht es für Gründer Sinn, viele verschiedene Marketingstrategien auszutesten und dann an das jeweilige Geschäftsmodell anzupassen.
Welche geheimen Tipps möchte Hanno Renner angehenden Gründern noch mitgeben?
Du kannst dich als angehender Gründer auf das, was kommen wird, nicht vorbereiten. Deshalb solltest du mit der Unsicherheit und dem ständigen Wandel umgehen können, aber natürlich auch bereit dafür sein, sehr viel Zeit und Energie zu investieren. Zudem ist es wichtig, fest verankerte Unternehmenswerte zu besitzen und diese auch konsequent umzusetzen. Denn so lassen sich alle Herausforderungen meistern. Dazu gehört zum Beispiel auch eine gewisse Transparenz, um alle relevanten Informationen und auch Gründe für Entscheidungen offen zu kommunizieren. Gerade im letzten Jahr haben wir die Transparenz bei uns bewusst noch weiter erhöht, was entscheidend dazu beigetragen hat, dass wir als Team motiviert und geschlossen durch die Corona-Krise gekommen sind.
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