Das sind die 3 wichtigsten Vorteile von HR-Software

Was ist eine HR-Software und wofür braucht man sie?

Definition

Grob zusammengefasst: Eine HR-Software unterstützt Personalarbeit durch digitale Prozesse. Dazu gehören etwa die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung personenbezogener Daten von Mitarbeitern oder Bewerbern eines Unternehmens. Synonym werden häufig auch Begriffe wie zum Beispiel Personalmanagement-Software oder Human Resources Management System, kurz HRMS, verwendet. Ein solches Programm digitalisiert Prozesse und dient daher als wichtiges Steuerungselement für Personalprozesse. Es trägt somit zu einem deutlich effizienterem und unkomplizierterem Workflow in der Personalabteilung bei.

Wofür wird ein HR-Management System genutzt?

Besonders in der Personalabteilung fällt eine große Menge administrativer Aufgaben an. Dazu gehören viele Routineaufgaben wie beispielsweise die Datenpflege oder Personalauswertung. Mittels einer HR-Software können derartige Angelegenheiten beschleunigt und überwiegend automatisiert abgewickelt werden. Mit einer solchen lassen sich u.a.:

1. Anfragen von Mitarbeitern und Führungskräften bearbeiten
2. Recruiting-Prozesse managen und koordinieren
3. Onboarding-Prozesse vereinheitlichen und strukturieren
4. Personaldaten manuell auswerten
5. Personalakten pflegen
6. Urlaube und Fehlzeiten verwalten
7. Arbeitszeiten erfassen
8. Lohn- und Gehaltsabrechnungen einsehen und verschicken

Welche Arten von HR-Software gibt es?

Unterschieden wird bei HR-Software zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen. Bei einer Cloud-Software werden Daten in einer Cloud, also nicht auf einem Computer, abgelegt. Als On-Premise wird eine vor Ort installierte Lösung bezeichnet. Der Lizenznehmer betreibt diese in eigener Verantwortung auf seiner eigenen oder mit gemieteten Hardware.

Die 3 wichtigsten Vorteile von HR-Software im Überblick

Im Kern geht es also um Effizienz und Effektivität. Denn werden einfache Prozesse überhaupt erst einmal eingeführt, gewinnen HR-Abteilungen einen besseren Überblick und Optimierungsmöglichkeit. Denn wenn Informationen zentral verwaltet und dargestellt werden, schafft das Transparenz und Zeitersparnis. Außerdem ist Technologie weniger anfällig für Fehler. Im folgenden Abschnitt haben wir daher die 3 wichtigsten Vorteile von HR-Software zusammengefasst.

1. Administrative Entlastung

Zu den wichtigsten HR-Prozessen zählen üblicherweise die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, die Einsichtnahme in die Personalakte sowie der Versand der Lohn- und Gehaltsdokumente. All dies sind Vorgänge, die immer gleich ablaufen und die mittels einer HR-Software leicht zu automatisieren sind. Durch die Automatisierung entfällt eine große Last, und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben wie etwa das Talent-Management.

2. Einheitliche Prozesse = Zeitersparnis

Eine HR-Software hilft wesentlich dabei standardisierte Prozesse einzuführen und beizubehalten. Möglichst unbürokratische und unkomplizierte Prozesse sind ein hervorragendes Aushängeschild für Unternehmen. Dadurch, dass Personaler immer dem gleichen Ablauf befolgen treten sie sowohl Bewerbern als auch Mitarbeitern gegenüber professioneller auf und gewinnen dadurch automatisch an Respekt und Akzeptanz. Auch sind Abläufe durch ihre einfache und immer gleichbleibende Struktur verständlicher für das gesamte Team.

3. Große Nutzerfreundlichkeit

Ein wichtiger Bereich des Personalmanagements ist auch die Unterstützung von Führungskräften und Teamleads bei Personalfragen. Klassischerweise betrifft dies das Einsehen von Arbeitsverträgen und Gehaltsvereinbarungen, das Identifizieren von Skills und Qualifikationen, das Planen von Stellen anhand definierter Anforderungen sowie die Analyse der Personalsituation und der Arbeitskapazität pro Kopf. Auch helfen Personaler der Führungsebene dabei die Urlaubs- und Fehlzeiten im Team oder in der Abteilung zu überblicken. Allerdings stehen die Parteien dabei vor verschiedenen Herausforderungen:

• Die Personalabteilung muss aufwendig recherchieren, um die benötigten Informationen zusammen zutragen,
• währenddessen warten die Führungskräfte auf eine Rückmeldung und können Entscheidungen nicht unverzüglich treffen.

Mit einer Software fürs Personalmanagement lässt sich dieses Problem rausch in den Griff kriegen, denn Daten sind schnell verfügbar. Mitarbeiterinfos und die Personalakten stehen so zentral und damit schnell zur Verfügung. Diese können direkt ans Management weitergeben werden. Auch Auswertungen und Analysen lassen sich mit wenigen Klicks im Programm selbst erstellen und weitersenden. Auch kann man Führungskräften gewisse Eingriffsrechte erteilen, sodass diese nur gewisse Daten einsehen können. Dadurch sparen sich Teamleads lästige Anfragen an die Personalabteilung.

Weitere Vorteile von HR-Software

Doch eine HR-Software bietet Unternehmen noch viele weitere Vorteile. Dazu gehören:

• Einheitliche HR-Datengrundlage
• Bessere Service- und Prozess-Qualität
• Kostenreduktion durch Verschlankung und Vereinfachung
• Sichere Datenhaltung sowie Einhaltung von Datenschutz und der DSGVO
• Einfachere Erfassung von Daten
• Bessere Auswertungsmöglichkeiten und einfacheres Reporting
• Bessere Zugriffsmöglichkeiten für alle Parteien

Die richtige HR-Software auswählen

Es sind inzwischen viele verschiedene HR-Softwares auf dem Markt. Nicht alle passen zu den Anforderungen und Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens und der Benutzer. Diese können von Branche zu Branche immerhin gänzlich verschieden sein. Bei der Suche sollten sich HR-Manager und Führungskräfte daher fragen:

• Mit welchem Ziel soll eine neue HR-Software angeschafft werden?
• Was muss die Lösung können und wobei soll sie künftig unterstützen?
• Welche Software bietet mir den größten Vorteil und warum?
• Welche Schnittstellen braucht das Programm?
• Wer ist verantwortlich für was und wann?
• Wie hoch ist das Budget für eine HR-Software?

Die bekannteste HR-Software: Personio

Eine der weltweit bekanntesten HR-Software-Lösungen ist übrigens Personio. Aus einem vierköpfigen Gründerteam hat sich Personio mittlerweile zu einem Unternehmen mit über 400 Mitarbeitenden entwickelt. Das Unternehmen überzeugt mit dem eigens entwickelten Programm nicht nur Firmen, sondern auch Business Angels aus dem Tech Standort Nummer Eins: Silicon Valley. Die Lösung von Personio deckt die folgenden Bereiche ab:

• Rekrutierungsprozess
• Bezahlungen
• Verwaltungstätigkeiten
• Tracking der Entwicklung von Mitarbeitenden
• Strukturierte Erfassung der Personaldaten
• Workflows

Es handelt sich um eine Komplettlösung für das Mitarbeitermanagement – von Recruiting bis Kündigung. Die Software basiert zudem auf einer flexiblen Cloud-Lösung, was Personio zu einem Vorreiter in der Branche macht. Mitarbeiteri:nnen können den eigenen Urlaub mit nur einem Klick beantragen. Zudem reduziert das Programm Kommunikationswege sowie den administrativen Aufwand auf ein Minimum.

Mehr Themen wie dieses erfährst du auf der DRX am 09. und 10. März 2023 in Düsseldorf!

Häufige Fragen (FAQ) zu HR-Software