Telefoninterview strukturieren: Mit diesen 11 Schritten klappt es

Obwohl sich in erster Linie der sich Bewerbende beweisen muss, bringt das Telefoninterview auch für Recruiter:innen einige Herausforderungen mit sich. Denn es ist die Aufgabe der Recruiter:innen, den Prozess zu strukturieren und für eine gute Gesprächsatmosphäre zu sorgen. Klären wir deshalb einige Punkte vorab.

Was macht ein gutes Telefoninterview aus?

Sei emphatisch. Mach dir bewusst, dass du als Rekruter jeden Tag solche Gespräche führst – deine Kandidat:innen aber nur alle paar Jahre. Gib deinen Kandidat:innen die Möglichkeit, sich zu entspannen, denn für sie ist das Telefoninterview eine Prüfungssituation. Sorge deshalb für eine gute Gesprächsatmosphäre, in der du es ihnen nicht unnötig schwer machst. So sorgst du nicht nur für eine gute Candidate Experience, du erhöhst auch die Talent Attraction deines Unternehmens, wenn Bewerber:innen sich im Umgang mit dir wohl fühlen. Wie kannst du das erreichen? Minimiere Störungen durch Außengeräusche so gut es geht. Stell dich selbst mental auf das Gespräch ein, damit du voll da bist. Mimik und Gestik machen sich auch beim Telefonieren bemerkbar. Deswegen: sitz aufrecht und lächle beim Sprechen. Dein Gegenüber wird den Unterschied merken. Sei einladend und enthusiastisch mit deiner Stimme. All das wirkt sich positiv auf die Gesprächssituation aus und trägt dazu bei, dass deine Kandidat:innen ihr volles Potenzial besser zur Geltung bringen können.

Diese 11 Schritte machen dein Telefoninterview erfolgreich

1. Begrüßung

Nach der Begrüßung solltest du einen kurzen Überblick über die Agenda des Gesprächs geben. Das bietet deinen Gesprächspartner:innen einen Rahmen und sie wissen, was auf sie zukommt. Frag auch, ob der Moment gerade passend ist oder ihr lieber einen Termin vereinbaren solltet. Durch ein terminiertes Gespräch geht zwar die Spontanität des Augenblicks etwas verloren, aber das ist immer noch besser, als zu einem völlig unpassenden Zeitpunkt miteinander zu sprechen.

2. Selbstvorstellung

Stelle dich anschließend einmal kurz selbst vor. Dazu gehört dein Name, deine Position in der Firma und seit wann du selbst in der Firma tätig bist. Um etwas persönlicher zu werden, kannst du auch dein Alter, deinen Wohnort und private Hobbies nennen. Vielleicht ist das schon ein erster Icebreaker für deine Kandidat:innen.

3. Vorstellung des Unternehmens

Hier kannst du deine Gesprächspartner:innen aktiv mit einbeziehen und sie fragen, was sie bereits über das Unternehmen wissen, in dem sie sich beworben haben. Denn die Frage danach ist ein Klassiker – und das wissen auch deine Bewerber:innen. Wer motiviert ist und wirklich Lust auf die Stelle und dein Unternehmen hat, wird sich daher auf diese Frage vorbereitet haben und hier schon einige Punkte nennen können. So kannst du erkennen, wie hoch das Commitment deiner Bewerber:innen tatsächlich ist.

4. Vorstellung der Position

Auf diesen Punkt solltest du bereits beim Verfassen der Stellenausschreibung gut vorbereitet sein. Was macht die ausgeschriebene Position aus und wie ist sie innerhalb des Unternehmens verankert? Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Positionen? Was sind die Hauptaufgaben in dieser Tätigkeit? Wie sieht der Arbeitsalltag in dieser Position aus? Dieses Wissen solltest du als Rekruter mitbringen, denn nur so kannst wirklich verstehen, ob dein:e Bewerber:in zu der Stelle passt und ihr die richtigen Fragen stellen, um das herauszufinden.

5. Rückfrage zu den bisher besprochenen Punkten

An diesem Punkt lässt du deine Bewerber:innen ein vorläufiges Fazit ziehen. „Wie klingt das erstmal für dich?“ oder „Kannst du dir das vorstellen?“ sind typische Fragen, mit denen du deine Bewerber:innen an dieser Stelle mit in den Prozess holst. Auch hier kannst du wieder einiges an der Stimme ablesen. Kommt ein zögerliches „ja“ oder ein energisches „klingt super!“? Falls du Unsicherheit bei deinem Gegenüber wahrnimmst, kannst du dies auch konkret ansprechen, in dem du fragst: „Ich höre da etwas Unsicherheit raus. Gibt es Punkte, die dir Unbehagen bereiten?“. So könnt ihr etwaige Konflikte direkt klären und eine Fehleinstellung vermeiden.

6. Vorstellung der Kandidat:innen

Jetzt sind deine Kandidat:innen an der Reihe, sich einmal kurz vorzustellen. Hilfreiche Fragen dafür sind:

• Stell dich doch einmal kurz vor
• Wo waren bisher deine Schwerpunkte?
• Wo siehst du Parallelen zu unserer Vakanz?

Hierdurch erfährst du, wie intensiv sich jemand mit der Stelle auseinandergesetzt hat und wie viel Erfahrung im Arbeitsleben derjenige mitbringt. Wer vorher keine vergleichbare Stelle hatte, sollte hier gut begründen können, warum er sich dennoch für die Stelle bewirbt.

7. Stellenspezifische Fragen

Im nächsten Schritt geht es um die konkrete Stelle, die ausgeschrieben wurde. Am besten sprichst du dazu vorher mit dem zukünftigen Teamleiter oder einem Mitarbeiter in ähnlicher Position. Wichtig ist auf jeden Fall, dass du die ausgeschriebene Stelle wirklich verstehst und auch innerhalb deines Unternehmens einordnen kannst. Nur so kannst du die richtigen Fragen stellen und die Antworten der Bewerber:innen richtig einordnen. Typische Fragen dafür können sein:

• Wie viele Mitarbeiter hast du bereits geführt?
• Welche Tools nutzt du in deinem Arbeitsalltag?
• Erzähle von einem konkreten Projekt, dass du umgesetzt hast

8. Fragen zum Wechsel

• Wie sieht deine Wechselmotivation aktuell aus?
• Was sind die Gründe für deinen Wunsch, die Stelle zu wechseln?

Diese Fragen können sehr viel Aufschluss über das Committment und gegebenenfalls auch über die Persönlichkeit deiner Kandidat:innen geben – vorausgesetzt, sie werden wahrheitsgemäß beantwortet. Ist der Grund für den Wechsel ständiger Streit mit dem oder der Vorgesetzten oder anderen Kolleg:innen? Dann ist es vielleicht eine Person, die generell schnell aneckt. Oder läuft der Vertrag aus, wird aber nicht verlängert? Dann war man vielleicht unzufrieden mit der Leistung.

Dennoch gilt es, hier keine voreiligen Schlüsse zu ziehen, sondern zu versuchen, durch gezieltes Nachfragen der Wahrheit möglichst nahe zu kommen.

9. Die Rahmenbedingungen

Zum Schluss des Telefoninterviews solltest du noch einmal auf die allgemeinen Rahmenbedingungen der Stelle eingehen. Dazu zählen:

• Bruttojahresgehalt
• Kündigungsfrist
• Urlaubstage
• Frühestmöglicher Eintrittstermin

10. Offene Fragen

Am Ende des Gesprächs sollten noch offene Fragen geklärt werden.

11. Weiteren Prozess erklären

Bevor ihr das Gespräch beendet, erklärst du noch, wie es im Bewerbungsprozess weitergeht. Das sorgt für eine gute Candidate Experience, denn so wissen deine Bewerber:innen immer, woran sie sind und was weiter passiert. Gehört bei euch beispielsweise die Einladung zu einem Assessement Center zum Prozess oder die Erfüllung einer Probeaufgabe so ist hier der richtige Zeitpunkt, das zu benennen.

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Häufige Fragen zum Thema Telefoninterview